Qué dice la ley sobre el fichaje en papel: conceptos básicos
El pasado 30 de julio de 2025 se hizo pública una noticia clave para todas las empresas: el fichaje en papel queda prohibido como método de control horario en España. Esta decisión marca un antes y un después en la forma de registrar la jornada laboral y obliga a miles de negocios a digitalizarse si quieren evitar sanciones.
Contexto legal: de 2019 a 2025
Desde mayo de 2019, todas las empresas están obligadas por ley a llevar un registro diario de jornada, indicando la hora de entrada y salida de cada trabajador. Aunque hasta ahora el formato no estaba definido, y muchas empresas usaban hojas de firmas, Excel o incluso plantillas en Word, la nueva normativa prohíbe expresamente el uso de fichajes en papel.
¿Qué cambia con la nueva ley?
La normativa que entra en vigor en 2025 establece que:
- Solo serán válidos los sistemas digitales de fichaje.
- El registro debe ser fiable, objetivo e inviolable.
- No se podrán utilizar sistemas manipulables como hojas de papel o archivos editables.
- Quedan excluidos también sistemas biométricos como huellas o reconocimiento facial por motivos de privacidad.
- Los datos deben estar disponibles en remoto para la Inspección de Trabajo, los propios trabajadores y sus representantes legales.
- Se debe conservar el historial de fichajes durante 4 años.
¿Por qué se prohíbe el fichaje en papel?
Los principales motivos que han llevado a esta decisión son:
- El papel es fácilmente manipulable y poco fiable.
- No permite una trazabilidad clara de posibles modificaciones o errores.
- Dificulta las inspecciones y el acceso en remoto a la información.
- Implica un riesgo alto de fraudes y sanciones por registros incorrectos o incompletos.
¿Qué exige ahora la Inspección de Trabajo?
El nuevo sistema debe cumplir con estos requisitos:
- Digital y automatizado, sin posibilidad de edición manual.
- Identificación individual del trabajador al fichar.
- Historial trazable, donde se registren todas las acciones y cambios.
- Acceso telemático para Inspección, trabajadores y representantes.
- Conservación segura de todos los registros durante al menos 4 años.
Sanciones por incumplimiento
Las multas por no llevar un registro adecuado pueden oscilar entre los 750 € y los 10.000 € por trabajador, dependiendo de la gravedad y número de infracciones detectadas. Las inspecciones de trabajo se intensificarán, especialmente en negocios que aún no han dado el salto a la digitalización.
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